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Privacy policy

Last updated: 16 October 2026

Koplin (koplin.app) is a free beta app for autónomos and small companies in Spain. You send it photos and PDFs of receipts and invoices; Koplin reads them, tells you what is likely deductible and sorts everything by quarter for your gestor. This policy explains what data Koplin uses, why, and what control you have over it.

Who is responsible

The data controller is Mikhail Korochkin, a private individual based in Spain. For any question about your data, or to exercise your rights, write to privacy@koplin.app.

What data we process

• Your Google account: name, email address and Google account ID, when you sign in with Google.
• Sign-in with an email code: your email address. To check the code we keep the address with a fingerprint of the code (not the code itself) for up to an hour — also if you never finish signing in.
• What you tell Koplin: whether you work as an autónomo or a company (SL), which expenses you pay and which are already in your books, answers about home office, phone line and vehicle, the name and tax ID (NIF, NIE or CIF) on your invoices, your chat messages and your language.
• Documents you upload: the files and the data read from them — seller and buyer names and tax IDs, invoice number, date, amounts and VAT, what was bought, payment method — plus our assessment of whether the expense is deductible and your answers to our questions about it.
• Connected storage: if you connect Google Drive or Dropbox — the account email, access tokens, the ID of the folder Koplin writes to and a list of the files Koplin has created there.
• Xolo: if you connect it — your Xolo address for receipts and a list of the documents Koplin has emailed there.
• Usage data: which screens and buttons you use and when, for example “opened settings” or “connected Google Drive”. These records do not contain the text of your messages or the content of your documents. When you tap “Continue with Google” or “Continue with email”, or open a Koplin link with a source tag (for example koplin.app/?src=… from a QR code on a flyer), a random identifier in the session cookie links that visit to finishing sign-in, so we can see how many people complete it and where they came from. On the sign-in screen we also record which buttons are tapped and how long the screen stays open, without your name or email; these records carry a random number that lives only while the page is open.
• Technical data: IP address and browser type in server logs, used for security and troubleshooting.

Why we use it

• To provide the service you ask for (performance of a contract, GDPR art. 6(1)(b)): signing you in, reading your documents, checking what is deductible, answering your questions, saving copies to your storage, emailing your receipts to Xolo if you connect it and preparing the spreadsheet for your gestor.
• To improve the beta (legitimate interest, art. 6(1)(f)): usage data shows which steps work and where people get stuck. We collect it ourselves — there is no third-party analytics or advertising.
• Reminders about monthly bills, only if you turn them on (consent, art. 6(1)(a)). You can turn them off at any time.

We do not sell your data and do not use it for advertising. What Koplin says about deductibility is a suggestion: the decision is yours and your gestor’s.

Google user data

Koplin asks Google only for:

• Basic profile (openid, email, profile): your name and email address, to sign you in.
• Google Drive, only files created by Koplin (drive.file): to create a “Gastos” folder in your Drive and save copies of your documents and the quarterly spreadsheet there. With this permission Koplin cannot see, open or change any other files in your Drive.

We use Google user data only to provide these features. We do not sell it, do not use it for advertising or to assess creditworthiness, do not use it to train AI models, and do not transfer it to others except as needed to provide these features, to comply with the law, or with your consent. Nobody reads it, except with your permission, for security reasons or when the law requires it.

Koplin’s use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

You can disconnect Google Drive in Koplin’s settings at any time — Koplin then revokes its access at Google. Deleting your account does the same. You can also remove access at myaccount.google.com/permissions. Files already saved in your Drive stay there: they are yours.

Who else receives data

We use these services to run Koplin:

• Anthropic (Claude AI model; Anthropic Ireland, Limited — processing may take place in the USA): reads your documents to extract their data and writes the replies in the chat. Under its commercial terms Anthropic does not use this data to train its models, and it deletes it within 30 days. Transfers outside the EU are covered by the Standard Contractual Clauses in Anthropic’s data processing addendum.
• Hetzner Online GmbH: hosts the server in Nuremberg, Germany, where your files and data are stored.
• Google: sign-in, and Google Drive if you connect it.
• Dropbox, only if you connect it: Koplin saves copies of your documents in its own folder, Apps/Koplin. Dropbox gives Koplin access to that folder only — it cannot see, open or change any other files in your Dropbox.
• Xolo, only if you connect it: Koplin emails your deductible and maybe-deductible documents, one per email, to your personal Xolo address for receipts. From then on Xolo handles them under your agreement with Xolo. An email that has been sent can’t be recalled; disconnecting Xolo stops new ones.
• Resend (Plus Five Five, Inc., USA): delivers sign-in codes and, if you connect Xolo, those emails. Transfers outside the EU are covered by the Standard Contractual Clauses in Resend’s data processing addendum.

Nobody else receives your data unless the law requires it.

Where and how long we keep it

Your files and data are stored on our server in Germany for as long as you use Koplin. Access tokens for your Google Drive and Dropbox are stored encrypted. When you delete a receipt, it is removed from your Google Drive or Dropbox, and Koplin keeps it marked as deleted so you can restore it — ask us if you want it erased completely. Deleting a chat deletes its messages; the documents from it stay in your records. Server logs are kept for a limited time.

You can delete your account yourself in Koplin: Settings → Delete account. Koplin revokes its access to your Google Drive and Dropbox and immediately erases from its server your profile, chats, documents, files and usage records. Copies already saved in your Google Drive or Dropbox stay there — you can delete them yourself. If you can’t sign in, write to privacy@koplin.app and we will delete your account within 30 days.

Cookies and storage on your device

• session cookie: set when you tap “Continue with Google” or “Continue with email”, or open a Koplin link with a source tag; keeps you signed in for 30 days and is renewed on each visit. It also holds the random identifier mentioned above. Just opening koplin.app without such a tag sets no cookies.
• Your browser keeps your language and theme settings, the address a sign-in code was sent to (for 10 minutes, so you can come back and enter the code), and previews of photos you sent from this device so they show in your chats.

There are no advertising or third-party tracking cookies.

Your rights

You can ask to access your data, correct it, delete it, restrict its use, get a copy in a portable format, or object to its use based on legitimate interest. Where we rely on your consent, you can withdraw it at any time. Write to privacy@koplin.app — we reply within one month. You can also complain to the Spanish Data Protection Agency (AEPD) or to the data protection authority in your country.

Age

Koplin is meant for adults running a business and is not intended for anyone under 18.

Changes

If we change this policy, we update the date at the top. We tell you in the app about important changes.

Política de privacidad

Última actualización: 16 de octubre de 2026

Koplin (koplin.app) es una app gratuita en beta para autónomos y pequeñas empresas en España. Le envías fotos y PDF de tickets y facturas; Koplin los lee, te dice qué es probablemente deducible y lo ordena todo por trimestres para tu gestoría. Esta política explica qué datos usa Koplin, para qué y qué control tienes sobre ellos.

Responsable

El responsable del tratamiento es Mikhail Korochkin, persona física residente en España. Para cualquier pregunta sobre tus datos o para ejercer tus derechos, escribe a privacy@koplin.app.

Qué datos tratamos

• Tu cuenta de Google: nombre, correo electrónico e ID de la cuenta de Google, cuando entras con Google.
• Acceso con un código por correo: tu correo electrónico. Para comprobar el código guardamos la dirección junto con una huella del código (no el código) durante una hora como máximo, también si no llegas a entrar.
• Lo que le cuentas a Koplin: si trabajas como autónomo o como sociedad (SL), qué gastos pagas y cuáles ya van a tu contabilidad, respuestas sobre el trabajo en casa, la línea de teléfono y el vehículo, el nombre y el NIF, NIE o CIF de tus facturas, tus mensajes en el chat y tu idioma.
• Documentos que subes: los archivos y los datos que leemos en ellos — nombre y NIF del vendedor y del comprador, número de factura, fecha, importes e IVA, qué se compró, forma de pago —, además de nuestra valoración de si el gasto es deducible y tus respuestas a nuestras preguntas sobre él.
• Almacenamiento conectado: si conectas Google Drive o Dropbox — el correo de la cuenta, los tokens de acceso, el ID de la carpeta donde escribe Koplin y la lista de archivos que Koplin ha creado en ella.
• Xolo: si lo conectas — tu dirección de Xolo para gastos y la lista de documentos que Koplin ha enviado allí por correo.
• Datos de uso: qué pantallas y botones usas y cuándo, por ejemplo «abrió los ajustes» o «conectó Google Drive». Estos registros no contienen el texto de tus mensajes ni el contenido de tus documentos. Cuando pulsas «Continuar con Google» o «Continuar con correo», o abres un enlace de Koplin con una etiqueta de origen (por ejemplo koplin.app/?src=… desde el código QR de un folleto), un identificador aleatorio en la cookie de sesión enlaza esa visita con el inicio de sesión, para saber cuánta gente lo completa y de dónde viene. En la pantalla de inicio de sesión también registramos qué botones se pulsan y cuánto tiempo está abierta, sin tu nombre ni tu correo; estos registros llevan un número aleatorio que solo existe mientras la página está abierta.
• Datos técnicos: dirección IP y tipo de navegador en los registros del servidor, para seguridad y para resolver fallos.

Para qué los usamos

• Para prestarte el servicio que pides (ejecución de un contrato, art. 6.1.b del RGPD): iniciar tu sesión, leer tus documentos, comprobar qué es deducible, responder a tus preguntas, guardar copias en tu almacenamiento, enviar tus tickets a Xolo por correo si lo conectas y preparar la hoja para tu gestoría.
• Para mejorar la beta (interés legítimo, art. 6.1.f): los datos de uso muestran qué pasos funcionan y dónde se atasca la gente. Los recogemos nosotros mismos: no hay analítica de terceros ni publicidad.
• Recordatorios de las facturas mensuales, solo si los activas (consentimiento, art. 6.1.a). Puedes desactivarlos cuando quieras.

No vendemos tus datos ni los usamos para publicidad. Lo que Koplin dice sobre si algo es deducible es una sugerencia: la decisión es tuya y de tu gestoría.

Datos de usuario de Google

Koplin solo pide a Google:

• Perfil básico (openid, email, profile): tu nombre y tu correo, para iniciar sesión.
• Google Drive, solo los archivos creados por Koplin (drive.file): para crear una carpeta «Gastos» en tu Drive y guardar allí copias de tus documentos y la hoja trimestral. Con este permiso Koplin no puede ver, abrir ni modificar ningún otro archivo de tu Drive.

Usamos los datos de usuario de Google solo para estas funciones. No los vendemos, no los usamos para publicidad ni para evaluar solvencia, no los usamos para entrenar modelos de IA y no los cedemos a terceros, salvo lo necesario para prestar estas funciones, para cumplir la ley o con tu consentimiento. Nadie los lee, salvo con tu permiso, por motivos de seguridad o cuando lo exige la ley.

El uso y la transferencia a cualquier otra app por parte de Koplin de la información recibida de las API de Google cumplirán la Política de datos de usuario de los servicios de API de Google, incluidos los requisitos de uso limitado.

Puedes desconectar Google Drive en los ajustes de Koplin cuando quieras: Koplin revoca entonces su acceso en Google. Lo mismo ocurre al eliminar tu cuenta. También puedes quitar el acceso en myaccount.google.com/permissions. Los archivos que ya están en tu Drive se quedan allí: son tuyos.

Quién más recibe datos

Para funcionar, Koplin usa estos servicios:

• Anthropic (modelo de IA Claude; Anthropic Ireland, Limited — el tratamiento puede realizarse en EE. UU.): lee tus documentos para extraer sus datos y redacta las respuestas del chat. Según sus condiciones comerciales, Anthropic no usa estos datos para entrenar sus modelos y los borra en un plazo de 30 días. Las transferencias fuera de la UE están cubiertas por las cláusulas contractuales tipo de su acuerdo de tratamiento de datos.
• Hetzner Online GmbH: aloja el servidor en Núremberg (Alemania) donde se guardan tus archivos y datos.
• Google: inicio de sesión y Google Drive, si lo conectas.
• Dropbox, solo si lo conectas: Koplin guarda copias de tus documentos en su propia carpeta, Apps/Koplin (el nombre de «Apps» depende del idioma de tu Dropbox). Dropbox solo le da acceso a esa carpeta: Koplin no puede ver, abrir ni modificar ningún otro archivo de tu Dropbox.
• Xolo, solo si lo conectas: Koplin envía por correo tus documentos deducibles y posiblemente deducibles, uno por correo, a tu dirección personal de Xolo para gastos. A partir de ahí Xolo los trata según tu contrato con Xolo. Un correo ya enviado no se puede recuperar; al desconectar Xolo dejan de enviarse los nuevos.
• Resend (Plus Five Five, Inc., EE. UU.): entrega los códigos de acceso y, si conectas Xolo, esos correos. Las transferencias fuera de la UE están cubiertas por las cláusulas contractuales tipo de su acuerdo de tratamiento de datos.

Nadie más recibe tus datos, salvo que lo exija la ley.

Dónde y cuánto tiempo los guardamos

Tus archivos y datos se guardan en nuestro servidor en Alemania mientras uses Koplin. Los tokens de acceso a tu Google Drive y Dropbox se guardan cifrados. Cuando borras un ticket, se elimina de tu Google Drive o Dropbox, y Koplin lo conserva marcado como borrado para que puedas recuperarlo; pídenos que lo eliminemos del todo si lo prefieres. Al borrar un chat se borran sus mensajes; los documentos de ese chat siguen en tus registros. Los registros del servidor se guardan durante un tiempo limitado.

Puedes eliminar tu cuenta tú mismo en Koplin: Ajustes → Eliminar cuenta. Koplin revoca su acceso a tu Google Drive y Dropbox y borra al instante de su servidor tu perfil, chats, documentos, archivos y registros de uso. Las copias que ya están en tu Google Drive o Dropbox se quedan allí: puedes borrarlas tú. Si no puedes entrar, escribe a privacy@koplin.app y eliminaremos tu cuenta en un plazo de 30 días.

Cookies y almacenamiento en tu dispositivo

• Cookie session: se crea cuando pulsas «Continuar con Google» o «Continuar con correo», o abres un enlace de Koplin con una etiqueta de origen; mantiene tu sesión iniciada durante 30 días y se renueva en cada visita. También guarda el identificador aleatorio mencionado arriba. Solo con abrir koplin.app sin esa etiqueta no se crea ninguna cookie.
• Tu navegador guarda tus ajustes de idioma y tema, la dirección a la que enviamos un código de acceso (10 minutos, para que puedas volver y escribirlo) y las vistas previas de las fotos que enviaste desde este dispositivo para mostrarlas en tus chats.

No hay cookies de publicidad ni de seguimiento de terceros.

Tus derechos

Puedes pedir acceder a tus datos, rectificarlos, suprimirlos, limitar su uso, recibir una copia en formato portable u oponerte a su uso basado en el interés legítimo. Cuando nos basamos en tu consentimiento, puedes retirarlo en cualquier momento. Escribe a privacy@koplin.app — respondemos en un plazo de un mes. También puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) o ante la autoridad de protección de datos de tu país.

Edad

Koplin está pensada para adultos que llevan un negocio y no está dirigida a menores de 18 años.

Cambios

Si cambiamos esta política, actualizamos la fecha de arriba. Te avisamos en la app de los cambios importantes.